A.
PENGERTIAN TEHNIK DAN STRATEGI
Yang dimaksud dengan tehnik pembelian dalam buku ini adalah cara atau metode bagaimana pembelian itu dapat dilaksanakan. Yang dimaksud dengan strategi adalah pemilihan cara atau tehnik yang tepat bagi suatu perusahaan, sehingga perusahaan lebih mampu mempertahankan hidupnya dan mengembangkan usahanya. Pembelian dilakukan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Barang ini begitu datang dapat segera langsung digunakan, atau yang biasa dilakukan adalah disimpan dahulu digudang untuk beberapa lama sebagai persediaan menunggu sampai betul-betul digunakan. Dalam hubungan ini dapat dijelaskan bahwa prinsip pengelolaan barang adalah:
Menentukan jumlah dan jenis barang yang disimpan dalam persediaan sedemikian rupa sehingga operasi perusahaan berjalan lancar dan tidak terganggu, tetapi dilain pihak sekaligus harus menjaga biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.
Prinsip tersebut akan sulit dijalankan apabila tidak disertai dengan cara atau tehnik pembelian yang sesuai. Biasanya pengaturan pembelian barang akan sulit dilakukan, dalam kaitannya dengan menjamin terlaksananya prinsip penyediaan barang diatas, yaitu dalam hal:
1.
Waktu pembelian lama/panjang;
2.
Pembelian dari sumber yang jauh;
3.
Pembelian yang sering telambat;
4.
Pembelian dilakukan dengan cara biasa.
Dengan demikian, sangat jelas ada hubungannya yang erat antara kebjikan penyediaan barang dan kebijakan atau pun praktik-praktik pembelian. Dalam tulisan ini akan dibicarakan beberapa hal mengenai cara-cara pembelian yaitu;
1.
Pembelian cara biasa;
2.
Pesanan selimut;
3.
Pembelian atas dasar konsinyasi;
4.
Pembelian tepat waktu;
5.
System kontrak;
6.
Kontrak jasa dan material;
7.
Cara-cara lain seperti:
•
Pesanan melalui telepon;
•
System pemesanan elektronik;
•
System kas kecil;
•
Wesel perintah pembelian;
•
Pembelian dengan kartu kredit;
•
Pesanan terus-menerus.
B.
PEMBELIAN CARA BIASA
Cara ini adalah cara biasa atau cara pembelian konvesional yang ditempuh dalam kegiatan pembelian untuk memenuhi keperluan biasa, rutin, atau pembelian yang direncanakan atau tidak direncanakanjauh hari sebelumnya, yaitu dengan menggunakan surat pesanan atau purchase order (PO). Surat pesanan tersebut menyebutkan jumlah kebutuhan, satuan barang, deskripsi barang, harga satuan, jumlah harga, valuta yang digunakan, cara pembayaran, cara penyerahan, waktu penyerahaan, dan hal-hal biasa lainnya. Tidak ada hal-hal atau syarat-syarat khusus. Beberapa surat pesanan biasa ini antara lain.
1.
Jumlah dan nilai merupakan suatu komitmen penuh;
2.
Pengiriman barang dapat sekaligus atau bertahap;
3.
Semua persyaratan yang menjadi ksesepakatan bersama tertuang secara penuh dalam surat pesanan atau kontrak.
C.
PESANAN SELIMUT
Pesanan selimut atau blanket order (BO) atau blanket purchase order adalah cara yang popular untuk meningkatkan efisiensi dalam kegiatan pembelian, yang berakibat pula peningkatan efisiensi dalam pengelolaan persediaan. BO adalah suatu cara pemesanan atau pembelian sebagai alternative dari cara pemesanan yang biasa, yaitu atas dasar harga satuan pasti untuk jenis barang. BO adalah persetujuan pembelian mengenai sejumlah jumlah jenis barang selama waktu tertentu, atas dasar harga satuan yang disetujui bersama.
1.
Kekuatan negosiasi
Beberapa perusahaan telah memanfaatkan cara BO ini dengan meminta reduksi atau potongan harga. Permintaan potongan harga ini cukup wajar dan ada alasannya yang masuk akal, yaitu potongan harga karena volume besar. Jenis potongan harga ini biasanya diberikan oleh penjual apabila terjadi pembelian dalam jumlah yang sanga besar, baik yang meliputi satu jeni barang maupun beberapa jenis barang. Jumlah yang besar dapat dalam arti volume atau dalam arti harga.
2.
Komitmen minimum
Meskipun maksud BO semula ialah tidak ada komitmen sama sekali untuk membeli jumlah total yang ada disurat pesanan, namun kenyataanya dilapangan sering kali mengalami perubahan, dimana kadang-kadang pemasok menuntut pembeli untuk membuat komitmen besar persentase tertentu dari jumlah yang tercantum dalam surat pesanan.
3.
Keuntungan Blanket order bagi pembeli.
Beberapa keuntungan dari pihak pembeli yang dapat diperoleh dalam pembelian yang dapat diperoleh dalam pembelian dengan menggunakan cara BO antara lain sebagai berikut;
•
Pekerjaan yang berulang dalam memintakan harga atau lelang serta pengeluaran surat pesanan dapat dihindari
•
Pekerjaan lain yang berkaitan dengan pembelian dapat dikurangi, sepertri pembicaraan lewat telepon, korespondensi, dan kunjungan ke pabrik atau penjual.
•
Mendapat potongan harga karena membeli dalam jumlah besar atau harga banyak;
•
Penurangan persediaan barang, karena penyerahan barang hanya dilakukan kalau barang sudah benar-benar dipakai;
•
Pengadaan barang menjadi lebih pasti dan terjamin;
•
Waktu para pembeli dapat lebih difokuskan pada penanganan pembelian barang yang lebih rumit.
•
Akhirnya, semuanya itu akan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Proses pemilihan pemasok dalam BO tidak selalu harus dengan penunjukkan langsung, tetapi juga bias dilakukan secara tender, bahkan kebanyakan dilakukan dengan cara ini. Namun, kecenderungan yang ada, seperti yang sudah disebutkan diatas, adalah mengembangkan lkemitraan pembeli-penjual, sehingga cara yang ditempuh tidak dengan penunjukkan langsung atau tender, tetapi dengan seleksi dan penelitian. Yang diteliti antara lain menyangkut :
•
Fasilitas pabrik;
•
Mutu produk/ barang;
•
Mesin-mesin pabrik;
•
Labolatorium yang dimiliki;
•
Tehnologi yang digunakan;
•
Tenaga ahli yang dimiliki;
•
Manajemen mutu;
•
Keadaan keuntungan; keadaan keuangan;
•
Pengalaman.
4.
Kerugian dan keuntungan blanket Order bagi Penjual
Untuk memahami lebih lanjut mengenai BO ini, baik juga pula apabila BO tersebut dilihat dari sudut pandang penjual. Walapun kelihatannya BO tersebut sangat atraktif bagi para penjual karena ada kepastian pembelian dalam jumlah yang sang besar untuk periode waktu yang lama, tetapi ada juga beberapa kelemahannya, kalau tidak boleh dikatakan kerugian, bagi para penjual, antara lain:
•
Angka perkiraan tentang pengguna barang dalam setahun sering kali tidak realities dan cenderung kelebihan;
•
Dalam hal seperti ini, pada akhir perjanjian, penjual akan terkena bebab berupa penumpukan barang digudang mereka;
•
Akibat dari dua hal diatas, penjual dapat menanggung kerugian karena harga dihitung berdasarkan antisipasi jumlah penjualan yang dicantumkan dalam kontrak BO;
•
Sering kali harga yang diperjanjikan adalah atas dasar “biaya plus”, yang memerlukan transparansi dalam pembukuan pihak penjual;
•
Kontrak dalam jumlah besar yang dihentikan akan sangat akan mempengaruhi volume penjualan penjual secara mendadak dan sangat memperkuat posisi saingannya yang mendapatkan kontrak BO baru;
•
Dinegara yang sedang berkembang, dimana masi diperlukan pemerataan pendapat, khusunya bagi golongan ekonomi lemah, pembelian dalam jumlah besar menghilangkan kesempatan mereka untuk ikut serta dalam penawaran;
•
Sering kali penjual dituntut untuk menggunakan EDI, khususnya di Negara maju, sehingga meningkatkan biaya pembukuan;
•
Permintaan potongan harga dari pihak pembeli sering kali berlebihan sehingga dapat mengurangi lagi keuntungan penjual.
Keuntungan BO antara lain sebagai berikut:
•
Begitu suatau persetujuan dicapai untuk mengadakan jual beli berdasarkan BO, biaya penjualan penjual akan langsung turun;
•
Gambaran yang lebih pasti mengenai jumlah penjualan akan lebih memudahkan penjual untuk mengadakan perencanaan arus kas, mengadakan bahan baku, persedian barang, dan produksi;
•
Karena biasanya penaggihan BO dilakukan bulanan, maka lebih menyederhanakan administrasi keuangan dan dan pengaturan arus kas.
D.
PEMBELIAN ATAS DASAR KONSINYASI
Istilah mengandung pengertian kebijakan pembelian sedemikian rupa sehingga mengakibatkan perusahaan tidak perlu menyimpan barang dalam persedian, sehingga tidak terkena biaya penyimpanan yang begitu besar. Biaya penyimpanan yang besar ini terdiri dari beberapa jenis biaya, yang secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut;
1.
Biaya bunga dari investasi berupa barang (ini merupakan biaya yang terbesar);
2.
Biaya preservasi atau pengawetan;
3.
Risiko kehilangan;
4.
Risiko tinggal guna (obsolescence)
5.
Risiko menjadi persediaan mati;
6.
Sewa atau depresiasi gudang;
7.
Biaya asuransi;
8.
Biaya bongkar muatan barang;
9.
Biaya karyawan gudang;
10.
Biaya teknologi informasi;
11.
Biaya umum operasi gudang seperti listrik, air dan sejenisnya;
Pembelian secra koninyasi mempunyai keuntungan baik intuk pembeli maupun untuk penjual. Bagi pembeli, keuntungan itu antara lain:
1.
Waktu pembelian menjdai semakin pendek;
2.
Pembelian tidak terikat pada investasi berupa barang digudang, sehingga menghindari biaya penyediaan barang;
3.
Pekerjaan administrasi akan lebih sederhana dan sedikit;
4.
Penyediaan barang lebih terjamin;
5.
Secara total, biaya akan lebih kecil.
Sedangkan keuntungan bagi penjual antara lain;
1.
Ada jaminan penjual selama waktu kontrak;
2.
Usaha markering dapat lebih difokuskan kepada pembeli lain;
3.
Pekerjaan administrasi akan lebih sedikit dan sederhana;
4.
Dalam hal pembelian konsinyasi, keprluan ruangan penyimpan data dapat dihemat atau dapat digunakan untuk barang lain.
E.
PEMBELIAN TEPAT WAKTU
Tehnik pembelian cara lain adalah pembelian tepa waktu atau just-in-time purchasing (JIT), yaitu suatu metode yang sangat popular digunakan oleh perusahaan-perusahaan jepang. Pembelian JIT adalah bagian integral dari keseluruhan konsep manajemen JIT. Konsep ini bertolak dari pemikiran dan pandangan bahwa inventory is evil, karena menyangkut masalah biaya, mutu dan administrasi yang besar. Konsep JIT bermaksud menghilangkan ketergantungan pada penyediaan bahan baku, produksi jadi dan suku cadang.
F.
SISTEM KONTRAK
Salah satu variasi dalam pembelian JIT adalah “sistem kontrak” atau system contracting. Dalam system pembelian ini tehnik pembelian ditekankan pada pembelian dan pengisian kembali persediaan barang yang keperluannya berulang dengan megurangi biaya dan waktu administrasi. System kontrak adalah suatu kontrak induk yang mencangkup berbagai kebutuhan barang sebagai hasil dari negosiasi dengan persyaratan, harga satuan, dan waktu penyerahan tertentu. Perbedaan dengan BO pembelian konsinyasi, dan pembelian JIT adalah sitem kontrak mencangkup jangka waktu yang lebih panjang, menyangkut pula perjanjian penyediaan barang digudang dan jasa-jasa lain yang terkait, serta menyangkut barang yang telah dicantumkan dalam catalog. Dibandingkan dengan jenis-jenis yang telah disebutkan terdahulu, sitem kontrak berbeda dalam hal-hal sebgai berikut.
1.
Kurang formal;
2.
Berjangka lebih panjang;
3.
Menyangkut barang standar;
4.
Lebih transparan;
5.
Tergantung pada penagihan secara berkala;
6.
Memungkinkan staf diluar fungsi pembelian untuk meminta pengiriman;
7.
Menggunakan catalog khusu penjual sebagai referensi;
8.
Rekanan mengisi sendiri persediaanya kembali;
9.
Volume pembelian tidak perlu dicantumkan.
Perbedaan-perbedaan yang telah disebutkan diatas sebagian dapat dijelaskan secara lebih terperinci sebgai berikut:
1.
Kurang formal
Dalam system kontrak, tidak hanya kontraknya berjangka lebih panjang, tetapi juga terkait dengan tingkat kepercayaan dan saling ketergantungan yang tinggi. Cukup banyak jasa yang diharapkan dari rekanan.
2.
lebih transparan
dalam menganalisis keperluan barang oeleh pembeli, biasanya rekanan pemasok dapat membantu. Data keperluan jenis, jumlah, dan waktu yang lalu merupakan catatan yang sangat penting dalam memperkirakan keperluan yang akan datang.
3.
Standardisasi
Dalam sitem kontrak, pembeli hanya akan menerima barang produksi atau yang dibuat oleh pemasok saja, sehingga secara tidak langsung menerima barang yang standar.
4.
Catalog
Catalog pemasok merupakan sesuatu yang vital dalam system ini dan juga merupakan perbedaan yang nyata dengan system yang lain. Catalog merupakan identifikasi barang yang diperjanjikan.
5.
Pemintaan pengisian persediaan
tugas yang biasanya menjadi tanggung jawab organisasi pembeli ini dilaksanakan oleh organisasi penjual, sehingga mengurangi tugas dan resiko pembeli dalam penyediaan barang.
6.
Pembayaran
Meskipun tiap faktur akan mencangkup tiap pengiriman, tetapi pengihan dapat dilakukan secara berkala sesuai dengan perjanjian, yakini bulanan atau tiap tiga bulan atau tiap satuan waktu lainnya.
Dari pebedaan-perbedaan diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai keuntungan-keuntungan menggunakan system kontrak tersebut, bagi pembeli, keuntungan-keuntungan tersebut antara lain adalah:
•
Mengurangi persedian barang;
•
Mengurangi administrasi barang;
•
Meningkatkan standarisasi;
•
Mengurangi permintaan/ perhitungan pengisian kembali;
•
Mengurangi pemeriksaan penawaran;
•
Mengurangi surat pesanan;
•
Mengurangi surat pemberitahuan pengapalan;
•
Mengurangi frekuensi penagihan;
•
Mengurangi ruangan penyimpanan;
•
Mengurangi resiko tinggal guna, resiko kehilangan, dan resiko persediaan mati;
•
Mengurangi negosiasi harga;
•
Akhirnya, mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.
Disamping itu ada keuntungan-keuntungan yang diperoleh penjual antara lain adalah;
1.
Menghemat usaha dan waktu wiraniaga;
2.
Waktu dihemat dapat digunakan untuk konsentrasi pada usaha lian, misalnya menghubungi pelanggan lain atau menggarap penjualan barang lain;
3.
Mengurangi pekerjaan administrasi seperti pembuatan penawaran faktur, dan daftar kesepakatan;
4.
Penjualan untuk periode tertentu dan jumlah tertentu telah terjamin;
5.
Akhirnya, meningkatkan keuntungan.
G.
KONTRAK JASA DAN MATERIAL
Ada system pengadaan atau pembelian barang lain lagi, yang bertujuan meunjang kebijakan pengendalian persediaan yang lebih ekonomis, yaitu pembelian barang disatukan dengan jasa yang bersangkutan, umpamanya pembelian jasa pemeliharaan peralatan barang atau suku cadang yang diperlukan. Jenis kontrak ini sering disebut all in contract, artinya kontrak jasa termasuk material/ suku cadang yang diperlukan. Ada beberapa keuntungan diperoleh dari pembeli dengan menempuh system pengadaan barang seperti ini:
1.
Pembelian tidak perlu menghitung perkiraan keperluan barang nya;
2.
Pembeli tidak perlu menyimpan barang atau suku cadang;
3.
Biaya penyediaan barang tidak ada;
4.
Resiko penyediaan mati da tinggal guna tidak ada;
5.
Barang yang berlebih atau tidak dipakai, dikembalikan dan tidak perlu dibayar;
6.
Pemeliharaan lebih handal.
Jein pemeliharaan dan pengadaan material semacam itu biasanya dilakukan dengan outsourcing atau “dikontrakkan”. Namun, untuk memperoleh keuntungan-keuntungan tersebut, perlu beberapa persyaratan antara lain sebagai berikut:
1.
Barang atau suku cadang harus dipastikan yang betul-betul asli atau memenuhi standar yang diperlukan;
2.
Harga barang dengan membeli sendiri tidak jauh lebih murah daripada kalau membeli dengan system tersebut;
3.
Oleh karena itu perlu dipastikan kewajaran harga dan mutu.
H.
CARA-CARA LAIN
Disamping tehnik atau cara-cara yang telah disebutkan di atas. Masih ada beberapa cara lain lagi seperti berikut ini:
1.
Pesanan telepon
Digunakan apabila pembeliannnya kecil, baik jumlahnya maupun nilainnya dan sudah biasa dilakukan baik atas persetujuan sebelumnya maupun memang merupakan salah satu bentuk layanan dari penjual.
2.
Pesanan secara elektronik
Yang lebih dikenal dengan EDI makin lama makin popular digunakan oleh Negara-negara berkembang dan dikarenakan lebih efisien dalam arti, sangat cepat serta menghindari menggunakan kertas dan file yang terlalu makan tempat.
3.
Wesel perintah pembelian
Wesel perintah pembelian atau purchase order draft adalah sejenis surat pesanan yang disertai dengan formulir cheque yang belum diisi.
4.
Pembelian kas kecil
Pembelian kas kecil atau petty cash system digunankan untuk membeli kecil-kecil yang dapat dibayar sekaligus atau seketika uang kas yang disimpan oleh pembeli.
5.
Pembelian dengan kartu kredit
Sama dengan sitem pembelian kas kecil, hanya pembayarannya tidak secara tunai, tetapi dengan kartu kredit yang dimiliki oleh para pembeli yang dibebankan kepada perusahaan.
6.
Pembelian cara terus menerus
Cara atau tehnik pembelian ini, yang disebut juga standing order, biasanya dilakukan dengan mengadakan kontrak atau melaukan perjanjian dahulu.
